Co musisz wiedzieć o ustawie ECCTA?
Brytyjski system rejestracji spółek przechodzi największą reformę od dekad. Ustawa o przestępczości gospodarczej i przejrzystości korporacyjnej (Economic Crime and Corporate Transparency Act – ECCTA) nakłada na dyrektorów nowe obowiązki, których celem jest walka z oszustwami i zwiększenie transparentności biznesu w UK.
Oto kluczowe zmiany, które wpłyną na Twoją firmę w najbliższych miesiącach i latach.
1. Koniec z papierem: Cyfrowa rewolucja w raportowaniu
Największa techniczna zmiana dotyczy sposobu składania sprawozdań finansowych (accounts).
- Tylko oprogramowanie: Do 1 kwietnia 2027 roku wszystkie firmy będą musiały składać sprawozdania wyłącznie za pomocą specjalistycznego oprogramowania (software-only filing). Składanie dokumentów w wersji papierowej lub przez prosty formularz webowy przejdzie do historii.
- Więcej szczegółów dla małych firm: Mikro i małe podmioty tracą przywilej składania tzw. sprawozdań skróconych (abridged accounts). Teraz obowiązkowe będzie dołączanie rachunku zysków i strat (Profit & Loss) oraz raportu dyrektorów.
- Weryfikacja zwolnień z audytu: Jeśli Twoja firma korzysta ze zwolnienia z audytu, na bilansie będzie musiało pojawić się dodatkowe oświadczenie precyzujące podstawę prawną tego zwolnienia.
2. Weryfikacja tożsamości (IDV) – Nowy standard
To zmiana, która budzi najwięcej emocji. Od 18 listopada 2025 roku wchodzi obowiązek potwierdzania tożsamości.
- Kogo to dotyczy? Wszystkich nowych i obecnych dyrektorów spółek oraz osób o znaczącej kontroli (PSC).
- Jak to działa? Tożsamość będzie można zweryfikować bezpośrednio w Companies House lub poprzez autoryzowanego agenta (ACSP). Bez przejścia tego procesu, dyrektorzy nie będą mogli legalnie pełnić swoich funkcji, a spółka może narazić się na sankcje.
3. Nowe zasady dotyczące biura i kontaktu
Companies House chce mieć pewność, że firmy faktycznie istnieją i reagują na korespondencję.
- Koniec z "wirtualnymi" skrytkami: Siedziba spółki (Registered Office) musi być "odpowiednim adresem". Oznacza to, że pod tym adresem dokumenty muszą docierać do rąk osób reprezentujących firmę. Korzystanie z samych skrytek pocztowych (PO Box) jako adresu rejestrowego jest już niedozwolone.
- Obowiązkowy e-mail: Każda spółka musi podać w urzędzie swój aktualny adres e-mail do kontaktu z organami nadzorczymi.
4. Uproszczenie rejestrów wewnętrznych
Dobra wiadomość dla administracji: spółki nie będą już musiały prowadzić własnych, lokalnych rejestrów dyrektorów, sekretarzy czy PSC. Głównym i jedynym źródłem prawdy o tych danych stanie się publiczny rejestr w Companies House.
Harmonogram wdrażania zmian (Oś czasu)
- Od 4 marca 2024 (Etap pierwszy – już obowiązuje):Companies House zyskało nowe uprawnienia do weryfikowania i kwestionowania podejrzanych danych. Wprowadzono surowsze zasady dotyczące adresu siedziby (zakaz używania skrytek PO Box) oraz obowiązek podania rejestrowego adresu e-mail.
- Od 18 listopada 2025 (Kluczowy termin dla dyrektorów):Weszła w życie obowiązkowa weryfikacja tożsamości (IDV). Każdy obecny i nowo powoływany dyrektor oraz osoba o znaczącej kontroli (PSC) będzie musiała potwierdzić swoją tożsamość, aby móc legalnie widnieć w rejestrze.
- Do 1 kwietnia 2027 (Pełna cyfryzacja sprawozdań):To ostateczny termin na przejście na wyłącznie cyfrowe raportowanie. Od tego momentu nie będzie już możliwości wysyłania sprawozdań papierowych ani korzystania z prostych formularzy online na stronie rządowej – wymagane będzie profesjonalne oprogramowanie księgowe.
Co to oznacza w praktyce dla Twojej firmy?
- Sprawdź swój adres: Upewnij się, że Twoja siedziba nie jest tylko "skrytką pocztową".
- Zaktualizuj e-mail: Upewnij się, że Companies House ma Twój aktualny adres e-mail do oficjalnej korespondencji.
- Sprawdź czy masz lub przygotuj się na weryfikację: Od końca 2025 roku jest wymagana weryfikacja dyrektorów. Sprawdź czy już taką posiadasz, czy musisz dopiero przejść proces potwierdzania tożsamości przed kolejnym złożeniem dokumentu do Companies House. Weryfikację można uzyskać np. przez aplikację rządową lub u notariusza/agenta.
- Zmień system księgowy: Jeśli nadal rozliczasz się "ręcznie" lub na papierze, masz czas do 2027 roku, aby wdrożyć oprogramowanie wspierające wysyłkę elektroniczną.
